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Executive Assistant

Über GreatAuPair
GreatAuPair ist der führende internationale Online-Jobvermittlungsdienst, der vom US-Außenministerium als Sponsor des US-Au-Pair-Programms benannt wurde. Wir sind ein innovatives Unternehmen, das sich auf die Schaffung eines intelligenten KI-gesteuerten Marktplatzes konzentriert. Wir möchten menschenähnliche KI-Sprach- und Textsysteme nutzen, um Kundensupport und Verkaufsautomatisierung zu erleichtern. Selbst mit fortschrittlicher KI-Automatisierung erfordert kontinuierliches Wachstum kontinuierliche Einstellungen und Expansion. Unser Führungsteam benötigt einen scharfsinnigen, effizienten Assistenten, der uns bei der Umsetzung unserer zahlreichen Wachstumsinitiativen unterstützt. Wir suchen einen erfahrenen Führungsassistenten, der unser Team verstärkt und uns hilft, diese Vision in die Tat umzusetzen.

Übersicht über die Stelle als Remote-Vertragskraft mit unbefristeter Festanstellung
Der Remote Executive Assistant arbeitet eng mit unseren Führungskräften zusammen, bietet administrative Unterstützung auf hohem Niveau, verwaltet Zeitpläne und sorgt für einen effizienten Betrieb. Der ideale Kandidat ist ein englischer Muttersprachler mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten, starken organisatorischen Fähigkeiten und einem proaktiven Ansatz zur Problemlösung. Diese Rolle erfordert außerdem juristische Fachkenntnisse, Erfahrung in der Rekrutierung und im Vorstellungsgespräch sowie Kenntnisse in der Buchung internationaler Reisearrangements.

Voraussetzungen:

Voraussetzungen:

  • Englischer Muttersprachler mit ausgezeichneten mündlichen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten.
  • Nachgewiesene Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion zur Unterstützung von Führungskräften.
  • Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu erledigen und effektiv Prioritäten zu setzen.
  • Hohe Detailgenauigkeit und Genauigkeit bei allen Arbeiten.
  • Technisch versiert mit Kenntnissen in Microsoft Office Suite, Google Workspace und anderer relevanter Software.
  • Ausgeprägte Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv Lösungen bereitzustellen.
  • Erfahrung in der Buchung von Reisearrangements und der Verwaltung der Reiselogistik.
  • Erfahrung in der Anwerbung und im Führen von Vorstellungsgesprächen, mit der Fähigkeit, Kandidaten zu prüfen und Einstellungsprozesse zu koordinieren.
  • Fähigkeiten als Rechtsanwaltsfachangestellter, einschließlich juristischer Recherche, Dokumentenvorbereitung und Vertragsmanagement.
  • Diskretion und die Fähigkeit, mit sensiblen Informationen vertraulich umzugehen.
  • Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, positive Beziehungen aufzubauen und zu pflegen.
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an ändernde Prioritäten und ein schnelllebiges Umfeld.
  • Erfahrung im Projektmanagement ist sehr wünschenswert.

Job Pflichten und Verantwortlichkeiten

Aufgaben

  • Verwalten Sie komplexe Kalender, planen Sie Besprechungen und koordinieren Sie Termine für Führungskräfte.
  • Gehen Sie diskret mit vertraulichen Informationen um und wahren Sie ein hohes Maß an Vertraulichkeit.
  • Erstellen und bearbeiten Sie Korrespondenz, Berichte, Präsentationen und andere Dokumente.
  • Führen Sie Recherchen durch und sammeln Sie Daten, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung und strategischen Planung helfen.
  • Verwalten Sie Reisevorbereitungen, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Transport.
  • Unterstützen Sie den Einstellungs- und Bewerbungsprozess, einschließlich der Prüfung der Kandidaten und der Koordinierung der Interviews.
  • Bereitstellung von juristischer Unterstützung durch einen Rechtsanwaltsfachangestellten, einschließlich der Ausarbeitung von Vereinbarungen, der Durchführung juristischer Recherchen und der Verwaltung von Verträgen.
  • Koordinieren und verwalten Sie Sonderprojekte und Initiativen gemäß den Anweisungen des Führungsteams.
  • Überwachen und beantworten Sie E-Mails, Telefonanrufe und andere Mitteilungen im Namen der Führungskräfte.
  • Entwickeln und pflegen Sie positive Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern.
  • Stellen Sie regelmäßige Statusberichte zu den KPIs der Abteilungen bereit.

Bevorzugte Qualifikationen

  • Erfahrung mit Microsoft Office 365, Google Sheets, MailChimp und ähnlichen Anwendungen.
  • Erfahrung mit der Buchung internationaler Reisen.
  • Kenntnisse und Nutzung von Social-Media-Plattformen.
  • Vertrautheit mit CRM-Systemen.

Was wir bieten

  • Wettbewerbsfähiger Stundenlohn/Leistungen bei Festanstellung
  • Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zur Fernarbeit.
  • Eine kooperative und unterstützende Teamumgebung.
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Weiterentwicklung.
  • Die Chance, mit einem erfahrenen Führungsteam zusammenzuarbeiten, das wirklich etwas in der Welt bewirkt.
  • Arbeiten Sie mit modernsten Technologien und bauen Sie globale Verbindungen auf.

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