Wir suchen einen vielseitigen und gut organisierten persönlichen Assistenten, der personalisierte Verwaltungsaufgaben für die Geschäftsleitung übernimmt. In dieser Rolle sind Sie für die Planung von Besprechungen, das Anfertigen von Notizen und die Bearbeitung der Korrespondenz im Auftrag von Managern verantwortlich. Möglicherweise müssen Sie auch Reisevorbereitungen treffen und bei Bedarf bei anderen Aufgaben helfen.
Um als Persönliche Assistentin oder Persönlicher Assistent erfolgreich zu sein, sollten Sie über ausgezeichnetes Organisationstalent und nachweisbare Erfahrung im Sekretariat verfügen. Versierte persönliche Assistenten gehen intuitiv auf die Bedürfnisse der Manager ein und arbeiten autonom, um maßgeschneiderte administrative Unterstützung zu leisten.
▶️ Verantwortlichkeiten des persönlichen Assistenten:
- Berichterstattung an die Geschäftsleitung und Durchführung von Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
- Schreiben, Formatieren und Bearbeiten von Berichten, Dokumenten und Präsentationen.
- Eingabe von Daten, Pflege von Datenbanken und Aufbewahrung von Aufzeichnungen.
- Kontaktaufnahme mit internen Abteilungen, Entgegennahme von Anrufen und Reisevorbereitungen.
- Führung der internen und externen Korrespondenz im Auftrag der Geschäftsleitung.
- Terminplanung, Pflege eines Veranstaltungskalenders und Versenden von Erinnerungen.
- Dokumente kopieren, scannen und faxen sowie Notizen machen.
- Vorbereitung von Einrichtungen für geplante Veranstaltungen und Organisation von Erfrischungen, falls erforderlich.
- Bestellung von Büromaterialien und Ersatzteilen sowie Verwaltung von Post- und Kurierdiensten.
- Einhaltung der besten Geschäftspraktiken und Etikette.
▶️ Anforderungen für den persönlichen Assistenten:
- Abitur oder GED.
- Zertifizierung in Sekretariatsarbeit, Büroverwaltung oder einer verwandten Ausbildung.
- 1-2 Jahre Erfahrung als Persönliche Assistentin wären von Vorteil.
- Umfangreiche Erfahrung in der Erstellung von Dokumenten und Tabellenkalkulationen unter Verwendung von Office-Software wie MS Word, Excel und PowerPoint.
- Fortgeschrittene Schreib-, Notiz-, Aufzeichnungs- und Organisationsfähigkeiten.
- Fähigkeit, interne und externe Korrespondenz zu verwalten.
Kenntnisse im Umgang mit Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten.
- Kenntnisse in Terminplanungssoftware wie MS - Outlook, sowie Anrufweiterleitung.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten.